Proje yöneticilerini seçerken ve atarken, firmalar çoğunlukla adayların mesleki veya alan uzmanlığına (örneğin inşaat veya Bilgi Teknolojileri veya Telekom gibi sektörlerde belirli konu başlıklarının bütünü – Elektronik – Bilgisayar Mühendisi olmak, CRM bilmek/anlamak gibi) dikkat etmektedirler. Çoğunlukla,bir proje yöneticisinin projeleri başarı ile yürütebilmesi için, başka yeteneklere ve uzmanlıklara ihtiyacı olduğunu bilmezler veya göz ardı ederler.
Proje yönetmek, yeni başlayan için yeni veya başka iş yapma ve yaptırma şekli demektir. Daha önce var olmayan veya kullanılmayan yeteneklerin kullanılmasını gerektirir.
Başarısız proje yöneticisi durumlarının karşılaşılan önemli bir nedeni, birçok diğer meslekte olduğu gibi, bir alanda uzman olarak çok iyi performans gösteren kişinin proje yöneticiliğine yükseltilmesidir. Tersi geçerli değildir. Çünkü proje yöneticisi işe dönük teknik detayları anlayabilmelidir ve proje sonuçlarının doğruluğunu ve kalitesini kontrol edebilir olmalıdır. Öte yandan sıklıkla unutulur: Proje yöneticileri uzmanlık bilgisinden daha fazlasına (her yönetim görevinde olduğu gibi) ihtiyaç duyarlar.
İdeal durumda, yani işletme yönetimi ve proje yönetiminin bu çerçevede konumlanmasında, dört farklı rolü yerine getirirler (Tek başta dört şapka taşımak çok zordur):
İlk Rol: Alan Uzmanı/Profesyonel
İyi proje yöneticilerinin çoğu, mesleki veya profesyonel gerekliliklere sahiptirler. Teknik ve/veya alan uzmanlığı detaylarını anlama, değerlendirme ve hatta kendisi yapabilme kabiliyet ve kapasitesindedirler. Bu alan yetkinliği ve sektör bilgisi bütünü, gündelik işler açısından proje yöneticisini inanılmaz rahatlatır, çünkü bütünü ve parçaları, bunların birbiri ile etkileşimini ve bağımlılığını ‚dıştan birine kıyasla‘ daha hzılı kavrar.
İkinci Rol: (Proje) Yönetici
Bir proje yöneticisi metotsal bilgi birikimine ihtiyaç duyar; net ifadesi ile proje yönetim yetkinliği.
Bu sebeple, kurumlar yeni proje yöneticilerini çoğunlukla proje yönetim eğitim ve/veya kurslarına gönderirler. Bunlar, ya iç eğitimler veya dış tedarikçilerin verdiği (genellikle sertifkalı ve/veya onaylı) seminer veya kurslardır. Bunlar aracılığı ile proje yöneticileri, projelerin planlama ve yönlendirilme araçlarını ve yöntemlerini tanırlar.
Özellikle aşağıdaki görevler için metodların çok iyi kavranması çok önemlidir:
- Hedefleri ve sözleşmeyi/işi netleştirmek
- Proje yapı planı oluşturmak
- Efor tahminlemek
- Zaman planı oluşturmak
- Kaynakları planlamak
- Maliyetleri hesaplamak
- Riski yönetmek
Üçüncü Rol: Lider
En iyi proje yöneticileri liderdirler. Liderlik çok farklı beceriler gerektirir. Pratik hayat öte yandan şunu gösterir: Kişisel eğitim veya gelişim kurslarında ‚hafif konulara‘ (iletişim becerileri, toplantı yönetimi, sunum teknikleri vb) daha az ilgi ve özen gösterilir. İlk odak metot ve uzmanlık yetkinlikleridir.
Öte yandan bir proje yöneticisi bir takımı yönetmeli ve yönlendirmelidir. Herşeyden önce, kısmen veya tamamen birbiri ile çelişen veya uyumsuz farklı paydaşların (müşterilerin, yöneticilerin, iç birimler/servislerin) farklı odak, ilgi ve görüşlerini yönetebilmelidir. (Yapılması söylenmesinden zordur!)
Bir projenin farklı paydaşları ile geçinebilme, yüksek derecede sosyal yetkinlik ister. Sosyal yetkinlik ise, yeterince görülmeyen veya önem verilmeyen (özellikle tekniğe dönük alanlarda) yetkinlik sınıflarındandır. Dolayısı ile birçok firmada yeterince göz önüne alınmadığını görmek mümkündür. Sıklıkla, böyle bir durumda konu uç noktaya taşınır:
‚Proje yöneticisi bunu zamanla kendiliğinden öğrenir.‘
Ama bu (öğrenme) zaman para (maliyet) demektir; hele zaman/maliyet/kapsam/kalite hesabı yapılan iş paketi bütünü olan projelerde göz ardı edilmesi doğru değildir.
Dördüncü Rol: İş/İşletme Sahibi
Proje yöneticileri iş/işletme sahibidirler; o gözle ve düşünme şekli ile hareket ederler. Özde, gerçek bir işletmeciden ana farkı, bunun süreli olmasıdır. Özellikle büyük bir projenin proje yöneticisi olmakla, bir işletmenin tepe yöneticisi olmak arasında benzerlikler çok fazladır. Aynen bir firmanın üst yönetimi gibi, projelerinin (işletmenin kesitinin) bütçesini planlamalı ve bunun çerçevesinde teknolojik, ticari, kanunsal uyumluluğa dönük işletmeye faydalı sonuçları elde edebilmelidirler.
Bir proje ile bağlantılı iş/işletme sahibi olma kapsamında akla gelebilen diğer noktalar şunlardır:
- Fizibilite (karlılık, maliyet/operasyonel etkinlik) çalışmaları yapmak
- Projenin risklerini tanımlamak ve değerlendirmek
- Yönetim stratejileri geliştirmek
- Pazarlama faaliyetleri yürütmek (proje için – iç ve dış ilgililere)
Ayrıca proje yöneticisi gerekirse projesini ‚satabilir‘ olmalıdır. Satışı minimumda ikna etme faaliyetleri olarak görmek gerekir. Özellikle pazarlama (tanıtım/satış vb) kısımlarında büyük bir gelişim ihtiyacının olduğunu belirtmek gerekir. İşletme sahibi kişiliğine sahip ve buna göre hareket eden proje yöneticileri, günümüzde hala çok istisnadır.
Dört dörtlük (bulunması çok zor) proje yöneticisi kısa kelimelerle şöyle tanımlayabiliriz:
- Uzman : Süreçler ve mesleki konularda uzmanlık
- Yönetici: Projenin planlama ve yönlendirilmesi, proje parçalarının koordinasyonu
- Lider: Çalışanın destekçisi, takım geliştirici, yön gösterici
- İşletmeci: Hedefler belirleme, fırsatları ve riskleri tanımlama, stratejik kararları alma
Hayat pratiğinde, proje yönetimini sadece ‘iş takibi’ veya ‘doküman hazırlama’ veya ‘koordine etme’ gibi dar ve sınırlı çerçevede gören ve konumlayan insanlar ve şirketler olsa dahi, hangi sektör veya uzmanlık alanında olursa olsun, ideal proje yönetimi bilgi ve deneyiminin insana katacağı (hem iş, hem özel hayatında) çok fayda vardır. ‘Kötü’ veya ‘eksik’, her alanda olduğu gibi bu alanda da, ‘iyi’ ve ‘tam’ olmanın örneği veya engeli olmamalıdır. 🙂
40.953759
29.095150
Yorum yazabilmek için oturum açmalısınız.