Sen seni bil – Yeter sana

İnsana ve özüne ait olan yüzyıllar geçse de değişmiyor. 🙂 Özel ve iş hayatında doğal olan darlık ve zorluk anlarında bilgili ve tecrübeli insanların yön ve yol göstermeye dönük fikirleri ve öğütleri çok faydalı oluyor; bunu bireysel tecrübelerinde herkesin yaşadığına inanıyorum.

Hayat içinde uğraş alanımız ne olursa olsun, insanlık olarak ne derece gelişmiş olursak olalım, özde insan olduğumuz gerçeği değişmiyor. İnsan olmak, diğer insanlarla süregelen ilişkileri içeriyor ve bu ilişkiler farklı seviye ve derinliklerde gerçekleşiyor, gelişiyor veya koparak yok oluyor.

Daha önceden bildiğim, son günlerde Internet ortamlarında daha fazla paylaşıldığını gördüğüm ve özündeki mesajları günümüzde geçerli olan Şeyh Edabili’ye ait (tarihimizde Osmanlı döneminin manevi kişilerinden) olduğu söylenen/bilinen öğütleri paylaşmak isterim.

* * * * *

Bak dostum!

• Cahil ile dost olma: İlim bilmez, irfan bilmez, söz bilmez; üzülürsün.
• Saygısızla dost olma: Usul bilmez, adap bilmez, sınır bilmez; üzülürsün.
• Aç gözlü ile dost olma: İkram bilmez, kural bilmez, doymak bilmez; üzülürsün,
• Görgüsüzle dost olma: Yol bilmez, yordam bilmez, kural bilmez; üzülürsün.
• Kibirliyle dost olma: Hal bilmez, ahval bilmez, gönül bilmez; üzülürsün.
• Ukalayla dost olma: Çok konuşur, boş konuşur, kem konuşur; üzülürsün.
• Namertle dost olma: Mertlik bilmez, yürek bilmez, dost bilmez; üzülürsün.

 

— İlim bil, irfan bil, söz bil.

— İkram bil, kural bil, doyum bil.

— Usul bil, adap bil, sınır bil.

— Yol bil, yordam bil.

— Hal bil, ahval bil, gönül bil.

— Çok konuşma, boş konuşma, kem konuşma.

— Mert ol, yürekli ol.

— Kimsenin umudunu kırma.

Sen seni bil; ömrünce bu yeter sana!

Çok İyi Proje Yöneticileri Çoklu Bilgili ve Yeteneklidirler

Proje yöneticilerini seçerken ve atarken, firmalar çoğunlukla adayların mesleki veya alan uzmanlığına (örneğin inşaat veya Bilgi Teknolojileri veya Telekom gibi sektörlerde belirli konu başlıklarının bütünü – Elektronik – Bilgisayar Mühendisi olmak, CRM bilmek/anlamak gibi)  dikkat etmektedirler. Çoğunlukla,bir proje yöneticisinin projeleri başarı ile yürütebilmesi için, başka yeteneklere ve uzmanlıklara ihtiyacı olduğunu bilmezler veya göz ardı ederler.

Proje yönetmek, yeni başlayan için yeni veya başka iş yapma ve yaptırma şekli demektir. Daha önce var olmayan veya kullanılmayan yeteneklerin kullanılmasını gerektirir.

Başarısız proje yöneticisi durumlarının karşılaşılan önemli bir nedeni, birçok diğer meslekte olduğu gibi, bir alanda uzman olarak çok iyi performans gösteren kişinin proje yöneticiliğine yükseltilmesidir. Tersi geçerli değildir. Çünkü proje yöneticisi işe dönük teknik detayları anlayabilmelidir ve proje sonuçlarının doğruluğunu ve kalitesini kontrol edebilir olmalıdır.  Öte yandan sıklıkla unutulur: Proje yöneticileri uzmanlık bilgisinden daha fazlasına (her yönetim görevinde olduğu gibi) ihtiyaç duyarlar.

İdeal durumda, yani işletme yönetimi ve proje yönetiminin bu çerçevede konumlanmasında, dört farklı rolü yerine getirirler (Tek başta dört şapka taşımak çok zordur):

İlk Rol: Alan Uzmanı/Profesyonel

İyi proje yöneticilerinin çoğu, mesleki veya profesyonel gerekliliklere sahiptirler. Teknik ve/veya alan uzmanlığı detaylarını anlama, değerlendirme ve hatta kendisi yapabilme kabiliyet ve kapasitesindedirler. Bu alan yetkinliği ve sektör bilgisi bütünü, gündelik işler açısından proje yöneticisini inanılmaz rahatlatır, çünkü bütünü ve parçaları, bunların birbiri ile etkileşimini ve bağımlılığını ‚dıştan birine kıyasla‘ daha hzılı kavrar.

İkinci Rol: (Proje) Yönetici

Bir proje yöneticisi metotsal bilgi birikimine ihtiyaç duyar; net ifadesi ile proje yönetim yetkinliği.

Bu sebeple, kurumlar yeni proje yöneticilerini çoğunlukla proje yönetim eğitim ve/veya kurslarına gönderirler. Bunlar, ya iç eğitimler veya dış tedarikçilerin verdiği (genellikle sertifkalı ve/veya onaylı) seminer veya kurslardır. Bunlar aracılığı ile proje yöneticileri, projelerin planlama ve yönlendirilme araçlarını ve yöntemlerini tanırlar.

Özellikle aşağıdaki görevler için metodların çok iyi kavranması çok önemlidir:

• Hedefleri ve sözleşmeyi/işi netleştirmek
• Proje yapı planı oluşturmak
• Efor tahminlemek
• Zaman planı oluşturmak
• Kaynakları planlamak
• Maliyetleri hesaplamak
• Riski yönetmek

Üçüncü Rol: Lider

En iyi proje yöneticileri liderdirler. Liderlik çok farklı beceriler gerektirir. Pratik hayat öte yandan şunu gösterir: Kişisel eğitim veya gelişim kurslarında ‚hafif konulara‘ (iletişim becerileri, toplantı yönetimi, sunum teknikleri vb) daha az ilgi ve özen gösterilir. İlk odak metot ve uzmanlık yetkinlikleridir.

Öte yandan bir proje yöneticisi bir takımı yönetmeli ve yönlendirmelidir. Herşeyden önce, kısmen veya tamamen birbiri ile çelişen veya uyumsuz farklı paydaşların (müşterilerin, yöneticilerin, iç birimler/servislerin) farklı odak, ilgi ve görüşlerini yönetebilmelidir. (Yapılması söylenmesinden zordur!)

Bir projenin farklı paydaşları ile geçinebilme, yüksek derecede sosyal yetkinlik ister. Sosyal yetkinlik ise, yeterince görülmeyen veya önem verilmeyen (özellikle tekniğe dönük alanlarda) yetkinlik sınıflarındandır. Dolayısı ile birçok firmada yeterince göz önüne alınmadığını görmek mümkündür. Sıklıkla, böyle bir durumda konu uç noktaya taşınır:

‚Proje yöneticisi bunu zamanla kendiliğinden öğrenir.‘

Ama bu (öğrenme) zaman para (maliyet) demektir; hele zaman/maliyet/kapsam/kalite hesabı yapılan iş paketi bütünü olan projelerde göz ardı edilmesi doğru değildir.

Dördüncü Rol: İş/İşletme Sahibi

Proje yöneticileri iş/işletme sahibidirler; o gözle ve düşünme şekli ile hareket ederler. Özde, gerçek bir işletmeciden ana farkı, bunun süreli olmasıdır. Özellikle büyük bir projenin proje yöneticisi olmakla, bir işletmenin tepe yöneticisi olmak arasında benzerlikler çok fazladır. Aynen bir firmanın üst yönetimi gibi, projelerinin (işletmenin kesitinin) bütçesini planlamalı ve bunun çerçevesinde teknolojik, ticari, kanunsal uyumluluğa dönük işletmeye faydalı sonuçları elde edebilmelidirler.

Bir proje ile bağlantılı iş/işletme sahibi olma kapsamında akla gelebilen diğer noktalar şunlardır:

• Fizibilite (karlılık, maliyet/operasyonel etkinlik) çalışmaları yapmak
• Projenin risklerini tanımlamak ve değerlendirmek
• Yönetim stratejileri geliştirmek
• Pazarlama faaliyetleri yürütmek (proje için – iç ve dış ilgililere)

Ayrıca proje yöneticisi gerekirse projesini ‚satabilir‘ olmalıdır. Satışı minimumda ikna etme faaliyetleri olarak görmek gerekir. Özellikle pazarlama (tanıtım/satış vb) kısımlarında büyük bir gelişim ihtiyacının olduğunu belirtmek gerekir. İşletme sahibi kişiliğine sahip ve buna göre hareket eden proje yöneticileri, günümüzde hala çok istisnadır.

Dört dörtlük (bulunması çok zor) proje yöneticisi kısa kelimelerle şöyle tanımlayabiliriz:

• Uzman  : Süreçler ve mesleki konularda uzmanlık
• Yönetici: Projenin planlama ve yönlendirilmesi, proje parçalarının koordinasyonu
• Lider: Çalışanın destekçisi, takım geliştirici, yön gösterici
• İşletmeci: Hedefler belirleme, fırsatları ve riskleri tanımlama, stratejik kararları alma

Hayat pratiğinde, proje yönetimini sadece ‘iş takibi’ veya ‘doküman hazırlama’ veya ‘koordine etme’ gibi dar ve sınırlı çerçevede gören ve konumlayan insanlar ve şirketler olsa dahi, hangi sektör veya uzmanlık alanında olursa olsun, ideal proje yönetimi bilgi ve deneyiminin insana katacağı (hem iş, hem özel hayatında) çok fayda vardır. ‘Kötü’ veya ‘eksik’, her alanda olduğu gibi bu alanda da, ‘iyi’ ve ‘tam’ olmanın örneği veya engeli olmamalıdır. 🙂

Paypal TL ödeme kabul ediyor

Uzun süredir PayPal’ın ne zaman Türk Lirası ödemelerini kabul edeceğini merak ediyorduk ve beklediğimiz an sonunda geldi.

İnternet üzerinden alışverişlerimizin en güvenilir kaynağı olan PayPal, geçtiğimiz günlerde Türkiye kullanıcılarına toplu bir mail atarak müjdeyi verdi; “PayPal ile Türk Lirasını kullanarak alışveriş (hem satış, hem alış) yapabilirsiniz”

Çok uzun zamandır ben de PayPal kullanıcısıyım ve bugüne kadar bir çok alışverişi dolar (USD) üzerinden yaptım. Tabi dolar üzerinden alışveriş yapmak zorunda kalıyordum. Fakat artık kendi para birimimiz ile de alışveriş mümkün. Artık Türk Lirasıyla online alışveriş yapabilir ve para yollayabilir, müşteri hizmetlerinden kendi dilimizde yardım alabiliriz. Elimize geçen parayı banka hesabımıza aktarabiliriz.

Uzun yıllardır yurtdışında güvenli ve başarılı şekilde kullanılan Paypal’ın ülkemizde yer alması ve Türkçe hizmetler sunmaya başlaması olumlu bir gelişme idi. Gecikmeli olsa dahi, Internet üzerinden ticarette (e-ticaret) önemli kilometre taşlarından biri olarak yer aldı.

TL ile ödemeler bacağının tamamlanması ile, özellikle bireysel ve küçük girişimciler için yeni ve faydalı bir ödeme kanalı ortaya çıkmış oldu. Ödeme kanalları alanında rekabetin hepimize fayda getirmesini dileyelim. 🙂

Proje Yönetimine Pratik Yaklaşımlar

Pratik proje yönetimi nedir? Proje yönetimini mümkün olduğunca basite indirgemektir;  bu projenin bütün köşelerini kırparak anlamsızlaştırmak değildir elbette, başarılı proje yönetim pratikleri elbette önemlidir burada basitten kasıt hedefe yönelik ve açık bir yönetim anlayışıdır. 

İyi bir başlangıç:

Aşağıda sıralanacak  bir kaç basit kural iyi bir proje başlangıcı yapmanıza yardımcı olacaktır. 

• Basit tut.
• Seyircileri belirle.
• Projede kimlerin menfaati olduğunu belirle.
• Projeni kabul ettir (Projenin reklamını yap).
• Planla.
• Fikirleri izle.

 Gereksinimler:  

Bir parça kağıt alın ve bir ev çizin. Şimdi beş kişiden aynı şekilde bir ev çizmelerini isteyin ve kendi çiziminiz ile karşılaştırın, göreceğiniz şey çok açık, beş ev de bir birinden farklı. Aprtman dairesi, villa, bungalov vs, hepsi ev ama farklı boyutlara, dekora vs sahip. Aynı şey proje gereksinimleri için de geçerlidir. Sizin görüşünüz ile müşteri ihtiyaçları çok farklı olabilir. Müşteri isteklerinin ve ihtiyaçlarının tam anlamı ile belirlendiğinden emin olmalısınız, projeye başlamadan önce müşteri ile  ve onayını alarak ihtiyaçların tam olarak belirlenmiş olduğundan emin olmalısınız. 

İletişim Kur:   

Başlamadan önce kendinize şu soruyu sorun, “Herkes (bütün pay sahipleri), projeyi yeterince anladımı?” Cevap hayır ise, bir sayfalık ve bütün anahtar bilgileri içieren idari özet hazırlayın. 

Özet içeriği şöyle olabilir; 

• Proje İsmi  (Projeye hayat ver)
• Başlama ve bitiş tarihleri (Herkesin bir hedefe ihtiyacı vardır)
• Proje Lideri (İş için en doğru insan)
• Maksat (Kısa ve açık)
• İş Potansiyeli (Her seviyede projenin ilgililerce satın alınması)
• Fikir Özeti (Projenin ne olduğununa dair anahtarlar)
• Temel Problemler (Projeyi bloklayacak temel problemler)
• Proje Takvimi (Köşe taşları)
• İş gücü ve malzeme ihtiyacı (Herkes önceden bilmek ister)
• Bütçe (Neye ihtiyacın var, kim onaylayacak)
• Ölçüm (Nihai ürünün teslimatını nasıl ölçeceğiz)   
• Gelişme fikirleri (Bir sonraki projenin planları)

Projeye başlamadan önce bu özetin bütün pay sahiplerine ulaştığından emin olmalısınız. 

Başlama Vuruşu:  

Proje gereksinimleri konusunda herkes hemfikir ve bütün pay sahipleri proje ile ilgili yeterli bilgiye sahip, o halde başlama vuruşu için toplantı ayrlayabilirsiniz, nelere dikkat etmeliyiz ? 

• Herkes orada olmalı (Pay sahibi olduğunu düşündüğünüz herkes)
• Son kullanıcılar toplantıya dahil edilmelidir
• Promlemli noktaları açığa çıkarmak için sorular sorulmalıdır (Toplantı yöneticisi bunu teşvik etmelidir) 

Katılımcılaradan projeyi tanımlamalarını  isteyin, katılım oranlarını öğrenin; neye ihtiyaçları olduğunu ve takvimi öğrenin, potansiyel problemleri belirleyin ve bu problemlerin nasıl çözüle bileceğini tartışın. 

Kontrol: 

Proje yoluna girmiştir bu aşamada mutlaka proje planının oluşturulmuş olması gerekir; ilerlemelerin takip edilmesi ve kaynakların doğru yönetilmesi gerekir, işte bu nokta (Proje yöneticisi olarak) paranızı kazandığınız yerdir. 

• Düzenli güncellemeler (Güncellemeleri angarya olarak görmeyin ve gecikmesine izin vermeyin, proje başarısını doğrudan etkileyen bu faktör sizin başarı oranınızıda yükseltecektir)
• Proje planına sıkı sıkıya tutunun ve analiz edin (Ön görülen ve gerçekleşen değerleri analiz edin ve sonuçlar doğrultusunda güncellemeler yapın)
• İnsanları doğru işlere verin (Takımınızı tanıyın, takım elemanlarına uzmanlıkları doğrultusunda görevler vermeye çalışın)
• Ne olduğunun önemi yok işi yapın (Proje başarısı için hiç bir iş angarya değildir)
• Test edin, test edin, test edin.
• Son kullanıcıyı süreçlere dahil edin. (Son kullanıcıdan gelen geri bildirimler müşteri memmuniyeti için son derece önemlidir görmezden gelmeyin) 

Nihai Teslimatlar: 

Birşeyler yarattınız, şimdi birilerinin bunu kullanması gerekli; 

• Çalıştığından emin olun!
• Ürünü deskteklemek için doğru insanları bulun.
• Ürün ile ilgili tantana çıkarın. (Reklam, Reklam, Reklam)
• Eğitimi unutmayın. (Müşteriniz ürünü ya da servisi nasıl kullanması gerektiğini bilmeli)
• Takip edin; önceden belirlenmiş toplantılarla  herşeyin çalıştığından emin olun, kontrol altında tutun.

 Problem Alanları:

• 50 sayfalık proje planı hem sizin için hemde takımınız için yük olacaktır, çok daetaylı planlar yapmaya çalışmak zaman kaybettirebilir. “Şu an uygulanan iyi plan, haftaya uygulanacak mükemmel plandan daha iyidir.”
• Proje asetlerini yanlış belirlemek zamanı heba etmenize sebep olabilir. Uzman olmayan insanları projeye dahil etmek, uzmanlıklarını doğru değerlendirmeden görevler atamak zaman ve para kaybına yol açar mutlaka kaçının.
• Darboğazlar projeyi yavaşlatabilir, oluşmadan engellemeye çalışın.

 HATIRLA:

 Burada  proje öncesi ve sonrası aklınızda bulunması gerek bir kaç önemli noktayı listelemeye çalıştım.

Projenin esas çizgilerini belirlemeniz, ilerlemeleri daha net görebilmenize yardımcı olacaktır.

• Takım elemanları kendilerine düşen görevleri sahipleneceklerdir eğer doğru ortam yaratılırsa.
• Her adımda proje ilerlemelerini kontrol edin ve Nasıl yapıyoruz ? sorusunu sorun 
• Proje düşündüğünüzden daha fazla zaman alır takvimi oluşturuken mutlaka ekstra zaman ekleyin.
• Basit ve anlaşılır dökümanlar oluşturun.
• Proje lideri ile sürekli iletişim halinde olun ve bilgi güncellemeleri yapın.
• Test yapın ve dışardan insanlara test yaptırın.
• Proje takvime uygun sürede tamalanırsa takımınızla birlikte kutlayın.
• Tüm son ürünlerin olması gerektiği gibi çalıştığından emin olun ve istenilen faydayı sağlayıp sağlamadığını kontrol edin, geliştirme yapılabilirmi değerlendirin.
• Projeden alınan dersler dökümanı oluşturun ve paylaşın.
• Başarısız projeyi hemen sonlandırın.
• Projeyi eğlenceye çevirin 🙂

Son Söz:

Proje süreçleriniz basit tutun. Gereğinden geniş ve detaylı proje süreçleri projeyi başarısızlığa sürükleyebilir. Sir John Harvey’ in dediği gibi “En favori çocuğunuzu öldürmeniz gereken zamanlar vardır” , Sir John  işletme ile ilgili söylemiş bu sözü elbette, projeler içinde aynı şey geçerlidir.

Projeyi başarıya liderler ulaştırır, detaylı proje süreçleri ile değil, basit tutun !!

Orjinal Versiyon: Duncan Haughay PMP

Çeviri ve ekler: Yahya Tatar PMP